1. ¿Cómo será la realidad de los viajes de empresa tras el Covid-19?

Comprender el concepto de seguridad entraña cierta dificultad, sumándole más cuando se añade el de su gestión. Todos hemos oído hablar de que la seguridad es un problema complejo, añadiría que posiblemente sea uno de los de mayor complejidad por un motivo sencillo, cual es que no gestionamos la seguridad, sino la inseguridad, mucha más imprecisa, intangible y variable, lo que concede una mayor importancia a la prevención -Inteligencia Preventiva- y al liderazgo en las organizaciones.

La seguridad debemos entenderla como multidimensional, contemplándola desde los aspectos militares, societales, ambientales, humanos, políticos, económicos, etc.; integral, por cuanto requiere la concurrencia de todos los actores con una unidad de esfuerzo; y es global como consecuencia de la interconexión e interdependencia tecnológica que ha convertido en globales los riesgos a los que se enfrentan nuestras organizaciones.

Pues bien, TWCI, en esta concepción amplia de la seguridad, dirige su esfuerzo a aquellas empresas que se mueven en un entorno internacional y cuyos empleados y directivos continuarán realizando su rutina de viaje de empresa tras el Covid-19. Buscamos apoyarles en la prevención y en su caso mitigación de aquellas circunstancias que puedan afectar a su personal, instalaciones o reputación. Este esfuerzo se materializa principalmente en una actividad de inteligencia preventiva, dirigida por personal propio con amplia experiencia en la seguridad internacional y un equipo de analistas de contrastada trayectoria apoyados en la tecnología de sistemas de información. Además de lo anterior, aporta, como valor añadido unos mecanismos de reacción, facilitados por una amplia red de contactos a nivel internacional, y materializados con asociaciones estratégicas con empresas de contrastada experiencia.

El ámbito del personal deslocalizado, de forma temporal o permanente, es parte esencial a proteger, por ello realizamos un primer esfuerzo en concienciar y formar sobre los riesgos del entorno en el que desarrollarán su actividad. Mantenemos este conocimiento actualizado mediante la remisión de informes de inteligencia que analizan los destinos a visitar o establecerse; y, a partir de ahí, de forma continua se les hace llegar, en tiempo real, información en forma de alertas para que se adopten las medidas oportunas ante amenazas que supongan un riesgo a su seguridad. Este sistema de gestión de riesgos del desplazado se basa en tecnología,  análisis de información y capacidad de reacción. El esquema de funcionamiento que se presenta se conforma con la unión de esfuerzos de HEALIX, GEOBOX y TWCI.

  2. Situación actual con el Covid-19

Desde el inicio de la pandemia, la seguridad ha sido la primera prioridad de las empresas. Éstas han intentado anticiparse a las medidas que iba tomando el Gobierno coordinando de forma muy estrecha los Departamentos de Salud y Recursos Humanos. No obstante, la emergencia cogió desprevenidas a casi todas ellas, a pesar de que en muchas se dieron instrucciones claras desde finales de enero de limitar los viajes y sacar billetes reembolsables.

Entre las tareas mas complicadas han estado las de localizar y coordinar a todos los viajeros y  facilitar su vuelta a casa, tramitar cambios de billetes, cancelaciones y reembolsos, poniéndose de manifiesto que conocer los detalles sobre medidas gubernamentales, cierre de fronteras, aeropuertos y estaciones ha sido una necesidad, a la que no se accedía en tiempo real.

Acercándonos al control de la pandemia, ahora se impone un periodo más o menos largo de cautela para llegar a la normalidad, pero en esta normalidad será mucho más protagónica la tecnología relacionada con la seguridad en los viajes.

Además, será clave la respuesta de cada país, y necesario conocer ésta en cuanto a las medidas que faciliten o limiten el movimiento, tales como certificados, test rápidos, salvoconductos digitales, etc. Hay que vencer la desconfianza de los viajeros mediante información previa para afrontar los desplazamientos con seguridad.

Para ello las empresas deben reforzar la comunicación interna, transmitir las recomendaciones y coordinar los diferentes departamentos bajo un mismo criterio. La alianza entre empresas y proveedores de inteligencia, asistencia sanitaria y gestión de riesgos, será el modelo que garantice el éxito de la operación.

3 Afrontando el futuro: etapa post-covid

3.1 Los viajes en las empresas tras el Covid-19

A pesar de la situación, no todas las empresas pueden renunciar a los viajes, las internacionalizadas tienen activos personales y materiales desplazados fuera de España, debiendo valorar de forma muy exhaustiva la necesidad del desplazamiento, en qué condiciones se producirá y las circunstancias imprevistas que se pueden dar en el regreso, como cuarentenas sobrevenidas, controles sanitarios aleatorios, restricciones de salida, operativa del transporte, etc., constantemente cambiantes.

Para abordar el desafío del viaje de empresa tras el covid-19, primero habrá que identificar las funciones vitales de la organización y las personas esenciales para el sostenimiento de esas tareas que deban desplazarse, estableciendo procedimientos para evitar contagios, dado que podrían convertirse en potenciales focos

En segundo lugar, hay que valorar distintos escenarios y planes de contingencia en cada destino, la necesidad de permanencia, infraestructura médica existente y evolución de la seguridad, evaluando las repercusiones de la evacuación, así como las herramientas disponibles: plan de repatriaciones, matriz de escalada, comunicaciones, etc.

Y por último elaborar planes alternativos con proveedores y clientes en cada país para no interrumpir la cadena de producción y servicio, asegurando la logística imprescindible, lo cual obliga a gestionar y asegurar los viajes internos del personal local por el país.

3.2 ¿Cómo gestionar el marco de seguridad en un viaje de empresa tras el Covid-19?

Ningún plan estratégico contempla una vuelta rápida a la normalidad, sino un lento proceso de recuperación. Hay que repensar y reinventar protocolos, ser optimistas y estar preparados para nuevos escenarios imprevistos.

Cuando las restricciones a la movilidad se empiecen a levantar, será necesario evaluar las condiciones de cada destino: requisitos y visados de entrada, restricciones de las autoridades locales a la movilidad interior, situación de conflictividad social o posibles controles sanitarios, así como el funcionamiento de los transportes, hoteles, restaurantes, bancos, suministros de comida, electricidad, conectividad, etc.

El futuro, al menos el más inmediato, va a estar marcado por la coopetición, es decir, nuevas soluciones para los desafíos que se presentan.

Prevemos que los presupuestos de viajes de las empresas se van a gestionar de forma muy diferente, con una profunda modificación de los paradigmas y un recurso creciente en cuanto a obtención de información, análisis y gestión de alertas, por lo que el rol de los proveedores integrales de soluciones de seguridad debe ser protagonista en la nueva etapa.

Reforzar la labor de consultoría que facilite el asesoramiento y gestión experto en materia de seguridad en viaje será el win-win de empresas-consultores- proveedores.

4. TWCI gestiona los desplazamientos de forma segura

La pandemia de COVID-19 ha puesto de manifiesto la necesidad de inteligencia local que pueda comunicarse a nivel mundial -Inteligencia Colaborativa-, ya que las empresas con personas y operaciones en todo el mundo necesitan información rápida, integral y procesable para responder de manera efectiva a los riesgos, tomando a diario decisiones esenciales para la continuidad del negocio.

TWCI ofrece Inteligencia de eventos críticos, impactos y respuestas locales, a nivel global, obtenida en formato procesable y tratada por nuestros analistas para identificar los hitos más actuales y potenciales tanto del COVID-19, como de riesgos asociados otras amenazas, en cada país y zona donde las empresas tengan una alta concentración de empleados, proveedores, o sean puntos esenciales de su logística. El objetivo es mantener la seguridad del personal expatriado y ajustar las operaciones de la empresa frente a los diferentes riesgos, contingencias locales o restricciones que les puedan afectar en su viaje de empresa tras el Covid-19.

5. Conclusiones

Esta pandemia va a modificar la forma en la que las empresas gestionan las relaciones con clientes, proveedores, operadores logísticos, personal expatriado y deslocalizado.

Dado que no todas podrán prescindir de su rutina de viaje de empresa tras el Covid-19, las que continúen realizándola, necesitarán contar con un sistema capaz de recibir y distribuir, de forma preventiva, la inteligencia necesaria para que estos viajes se lleven a cabo de forma segura.